Los organigramas

El organigrama es una herramienta que permite la visualización gráfica de una estructura para hacerla comprensible. No sólo nos permitirá ver la estructura, sino también los niveles de jerarquía y los canales de comunicación.

Ventajas de los organigramas.

* Elaborarlos obliga a aclarar las ideas.

* Permite una visión panorámica de la estructura general.

* Permite ver las relaciones de trabajo.

Desventajas de los organigramas.

* No muestran mecanismos de trabajo.

* Son estáticos, mientras que las empresas son cambiantes y pueden quedar rápidamente desactualizados.

Metodología de diagramación.

Los gráficos se adaptan al uso particular de cada empresa, pero siempre es recomendable seguir algunos lineamientos:

* Claridad y simplicidad en el dibujo.

* Cada cargo, puesto o departamento se indica con un marco rectangular, dentro del cual se escribe el nombre o titulo del cargo o departamento.

* No se utilizan diagonales. La autoridad y responsabilidad son dibujadas vertical y horizontalmente.

* Los cargos de la misma categoría se colocan a la misma altura. Si no se puede, se agrega una nota aclaratoria.

* Cuando una organización es muy compleja suele dibujarse un grafico general con las unidades más importantes hasta un cierto nivel. Luego se podrán realizar los gráficos particulares, en donde se desarrolla cada unidad.

* Se comienza por la máxima autoridad.

* El título o encabezamiento debe incluir:

a) Nombre de la unidad representada.

b) Fecha de confección.

c) Si existe o es un proyecto.

d) Quien lo aprobó.

e) Quien graficó.

f) Cualquier otra referencia.

Elaboración de los organigramas:

Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.

Funciones o actividades que realizan cada una.

Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Técnicas:

Las casillas deben ser rectangulares.

Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

Las líneas de nivel son siempre horizontales.

Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.

Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.

Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.

Estado Mayor: la línea que indica su relación es horizontal.

Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.

Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama.

Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

Signos convencionales más usados:

Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.

Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.