Documentos para procesos de fabricación

Todas las operaciones que se realizan en una empresa se formalizan por medio de documentos o comprobantes que permiten dejar constancia de la forma en que han sido realizadas, sirviendo éstos para un registro en libros de la empresa y como respaldo a las informaciones que se producen, con el fin de que sus directivos adopten las decisiones que permitan cumplir con los objetivos prefijados.

Dentro de la Organización Industrial no podemos omitir este aspecto, dado la importancia que ellos tienen en la determinación de los costos industriales. Toda operación está sujeta a la emisión  de un documento o comprobante, por eso es importante conocer el proceso integral de todas las operaciones, que en una empresa industrial, se llevan a cabo para convertir los insumos en productos y que han de servir para realizar el cálculo de los costos.

La documentación utilizada es la siguiente:

Ø  Fichas de materiales y/o materias primas.

Ø  Entrada y salida de productos elaborados.

Ø  Órdenes de producción.

Ø  Hoja de costos.

Ø  Orden de trabajo.

Ø  Hoja de instrucción.

Ø  Cartas y hojas de ruta.

Ø  Hoja de control de calidad.

Ø  Otros documentos y/o comprobantes.

Fichas de materiales y/o materias primas.

Estas registran, archivan o documentan dos tipos de informaciones: las entradas y las salidas del depósito de materiales y/o materias primas.  Las entradas son todas las materias primas y/o materiales que ingresan al depósito y fueron adquiridos por el departamento de compras.  Las salidas son las entregas al proceso de elaboración desde dicho depósito. Estas dos informaciones se registran en una ficha, cuenta o archivo computarizado individual, una para cada material o  producto que ingresa o egresa del depósito.

Entrada y salida de productos elaborados.

Concluida la elaboración de un producto, este se destina a un depósito de productos terminados, quedando a disposición del departamento de venta. Igual mente se lleva un registro en fichas, archivos o cuentas individuales para cada clase de producto elaborado. Estas fichas tienen el mismo objetivo que la anterior, y se confeccionan de forma similar. En ellas se registran las entradas, las salidas y las existencias en el depósito.

Orden de producción

En este documento se detallan el producto a elaborar y todos los factores que intervienen en el o los procesos implicados en la elaboración del mismo.

Esos factores pueden ser tipo, cantidad, destinatario,  fechas de terminación real y prevista. También se detallan los materiales  y el presupuesto del mismo como así también cantidades de retiro con sus respectivas fechas. Otro detalle es la cantidad, clase y fecha de entrega de los productos terminados. Y también lleva detallado los datos de contabilidad, es decir la hoja de costo que corresponde a esta orden de producción. 

 

Hoja de costo

Este documento complementa la orden de producción cuantificando lo producido, calculando así el costo total y unitario del o los productos elaborados. 

Orden de trabajo

Este documento es utilizado en industrias que producen productos no estandarizados, por ejemplo una carpintería que se dedica a realizar diversos trabajos.

Generalmente en una industria de producción en serie o masa este documento es utilizado en el departamento de mantenimiento para realizar las tareas de conservación y reparación de maquinas, equipos e instalaciones.

La emisión de la orden de trabajo es previa a la ejecución de la tarea de mantenimiento, solo se acepta una orden verbal en caso de suma urgencia, pero con el compromiso de confeccionar de inmediato la orden escrita.

Las órdenes de trabajo se originan como consecuencia de:

*  Por las inspecciones realizadas por el departamento de mantenimiento.

*  Por solicitud de algún departamento de la empresa, que necesite el servicio de mantenimiento.

*  Por modificaciones  a introducir en la empresa, por orden de la gerencia.

A continuación detallaremos un modelo de orden de trabajo para tareas de mantenimiento, si la orden es utilizada en tareas de producción pueden variar algunos ítems.

Hoja de instrucción

Es un documento que tiene por finalidad, suministrar al trabajador  toda la información técnica indispensable de una determinada operación,  para la fabricación de un producto.

Comprende el detalle pormenorizado y permanente de la tarea estandarizada, es decir es la “receta” de cómo realizar una operación determinada. Las hojas de instrucción se confeccionan para una determinada unidad de producción.

A continuación podemos ver un ejemplo de una hoja de instrucción utilizada en una panificadora:

Hojas y cartas de Ruta

Cada operación o trabajo, dentro de un proceso de producción, debe seguir un recorrido dentro de la fábrica. El documento en que se registran este recorrido, recibe el nombre de“Hojas de Ruta” (o Tarjeta de Ruta). La hoja de ruta marca el desarrollo del proceso productivo para un determinado producto, estableciendo los pasos a realizar.

A veces, también, como auxiliar para la confección de los “Itinerarios”,  se acostumbra usar la denominada: “Carta de ruta” (o “Mapa de Ruta”). Esta es una grafica de la corriente del proceso, existen formas simplificadas, que incluyen solamente: la orden de sucesión y conexión de las operaciones. Estas cartas o mapas, tienen la ventaja de que ofrecen la visualización de todas las operaciones en conjunto, lo cual permite combinar, simplificar u omitir algunas de ellas.

Asimismo, en base a su examen, podrá variarse el orden se sucesión y conexión, para mejorar la circulación de materiales.

Como veremos a continuación la hoja y la carta de ruta tiene un formato similar a la hoja de instrucción. En el anverso la hoja de ruta y en el reverso la carta de ruta.

Hoja de control de calidad

Cuando en un proceso se realizan controles de calidad, los datos extraídos son volcados a una tabla, este documento se denomina hoja de control de calidad, y sirve para verificar si los productos terminados o semiterminados cumplen con la calidad especificada.

Otros documentos y/o comprobantes.

Hemos estudiado hasta acá, documentos que se utilizan dentro del proceso productivo, pero existen otro que son emitidos antes, durante y después del mismo, pero que corresponden a otros departamentos como tesorería, compras, contabilidad, etc.

Estos documentos son también muy importantes dentro de la organización de la empresa ya que tienen relación estrecha con el proceso productivo.

El siguiente cuadro nos muestra algunos de estos documentos: